１. 基本方針
株式会社山西（以下「当社」という）はお客様・取引先様をはじめ、社員を含めた全ての個人（以下「お客様」という）情報は、個人の重要な財産であると考えます。
当社で業務に従事するすべての社員は、個人情報保護に関する当社の個人情報保護方針を遵守し、個人情報を正確・安全かつ充分な注意をもって取り扱うことにより工務店、住宅会社様及び、そのお施主様並びに現場管理、展示会などで得られた個人の情報を守り、その信頼、期待にお応えいたします。
２. 個人情報に関する個人情報保護規定の目的
(1) 適切な個人情報の収集および利用の基準とこれを運用する規則、規程とします。
(2)個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、および漏洩などが起こらないようにするための行動規範、具 体的ルールを定めます。
３. 組織活動
当社では、基本方針を具体化するために以下の活動を行います。
(1) 役員及びすべての社員は、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。
(2) 個人情報保護管理者を選任し、当社の個人情報保護規定の実施および運用に関する責任および権限を与え、業務を遂行します。
(3) システム監査責任者を選任し、システム監査を実施します。
(4)システム監査に基づき、社内の規定および運用の仕方を改善します。
(5) 取引のある企業および個人に対し、規定の目的達成のための協力を要請します。
(6)当社の基本方針は、当社のインターネット・ホームページ（Webサイト）、会社案内などに掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態とします。
(7)個人情報保護規定は継続的に改善します。
４. 個人情報の取り扱い
当社では、基本方針を具体化するために以下の活動を行います。
(1)個人情報の収集・利用について
当社は、個人情報の収集に当たり、お客様に対し収集目的を明らかにし収集した個人情報の使用範囲を限定して適切に正確に取り扱います。
(2)権利の尊重
当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報、データに対し、開示･訂正･削除を求められたときは、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じます。
(3)安全対策の実施
当社は、個人情報の社外流出や不当に改ざんするなどといったトラブルを引き起こさないよう、社内規定を整備し安全対策を実施します。
当社は、お客様からご提供いただく個人情報を、細心の注意を払って正確かつ安全に取り扱っております。
当社における、お客様の大事な個人情報の取り扱いについては、社内規定をもって下記の如くご説明いたします。
1. 個人情報に関する基本方針
個人情報とは、個人に関する情報であり、その情報に含まれる氏名、生年月日、住所、メールアドレス、電話番号、その他の記述又は、個人別に付与された番号や記号など、画像もしくは音声により、その個人を識別できるものが個人情報を構成する重要な情報である事を深く認識し、業務において個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令及び個人情報のために定められた社内規定を、全ての当社社員が遵守することにより、お客様を尊重し当社に対する期待と信頼に応えていきます。
2. 個人情報の使用目的
お客様から集めた個人情報は、次項記載の利用目的の他、以下の目的で使用します。
(1)展示会、現場見学会、打ち合わせなど、契約前の営業段階で取得した個人情報についてお客様に対し、満足して頂ける住 宅プラン、設計積算の見積りの提供をするために活用します。
(2)請負契約･プラン作成時･売買契約締結時などに取得した個人情報について請負又は売買契約を締結したお客様の住宅の新 築、増改工事の資材納入、資材加工、施工、および住宅保証、保険を付保するために活用します。
3. 個人情報の利用目的
当社の商品、サービスに関連する情報などへの、打ち合わせでお預かりした個人情報は、お客様への連絡、営業やその他サービスに関する業務及び,会計監査上の確認作業を行うなどの事項に利用いたしますが、法律に基づき開示が義務付けられているなどの特段の事情がない限り、お客様の同意なく、目的外利用及び第三者に開示・提供することはありません。
4. 個人情報の安全な管理
当社では、個人情報の安全管理のため、社員を集め個人情報保護法の概要と個人データは,どういうものかの研修、教育を行っています。当社の「ISO9001の品質方針」には、“顧客満足の徹底” が位置付けられています。お客様との打ち合わせの単なるメモでも、資材搬入の現場地図でも、個人が識別できたら個人データ、情報になることを徹底 して教育しています。
そのため組織的安全管理のために、次のような措置を講ずるように努力しています。
(1)個人情報への外部から不正なアクセス、個人情報の紛失・改ざん・漏洩・社外への不正な流出などの危険防止に対する合理的かつ適切な安全対策を行っています。
(2)個人データの安全管理措置を講じるために各部門・部署で管理責任者を設けそのデータについては一元管理しています。
(3)個人データの取り扱いに関する社内規定の整備をしています。
5. 個人情報データの共同利用
当社は、当社と業務委託契約を結んだ協力,資材購入会社,施工会社との間でお客様の個人データを共同利用いたします。
6. 個人情報の訂正および問い合わせなど
お客様がお客様ご自身の個人情報の確認、訂正、削除を希望される場合、お客様の意志を尊重し、合理的な範囲で,必要な対応をさせていただきます。上記個人データの管理責任者までご連絡ください。
平成17年4月1日
株式会社
